Obiettivo del 2020: organizzazione. I primi giorni lavorativi del nuovo anno infatti, come quelli post ferie estive, sono tra i giorni più stressanti di tutto l’anno. Dopo un periodo di riposo, riprendere la routine lavorativa tra mille attività che si accavallano, significa organizzare i propri impegni.
A volte è complesso concentrarsi su un determinato lavoro, a causa delle innumerevoli distrazioni. Ma per aumentare la produttività, devono essere chiare le urgenze e dunque le priorità.
Stabilire tempi e modi di attività dove è richiesta più attenzione.
Fondamentale è stabilire i tempi di determinate attività. Ad esempio, svolgere compiti più complessi in tempi e luoghi definiti, per mantenere la concentrazione. Appartarsi, delegare il delegabile e staccare momentaneamente i ponti da telefono e mail. Sta alle capacità di ognuno, riconoscere i momenti della giornata in cui si è più produttivi, e se possibile assecondarli, nei modi più opportuni. Un metodo che spesso funziona è quello di svolgere le attività mentalmente più impegnative al mattino presto. C’è chi ricerca il silenzio più assoluto; ma anche chi si concentra di più con la musica accesa o in pieno pomeriggio.
Per mantenere la concentrazione, sarebbe opportuno disattivare le notifiche. Dunque scollegarsi dai social. Infine creare un buon ambiente di lavoro. Andrebbero create e rispettate liste.
Non solo organizzazione: buona memoria
Non è solo questione di capacità organizzative, però. A volte è questione di memoria e capacità di svolgere più lavori contemporaneamente. Per aiutare la memoria, è utile effettuare schemi, tabelle e appunti. Questo per richiamare subito alla mente quali sono i riferimenti. Sul multitasking, invece, essere una mamma aiuta moltissimo!
Gestire un calendario
Personalmente, l’uso di un calendario (in particolare in condivisione con i colleghi) è uno dei principali metodi per mantenere l’organizzazione. Soprattutto perché vengano distinte le cose fatte da quelle ancora da fare. Per qualcuno può sembrare una perdita di tempo. Ma quando la gestione di molte mansioni avviene anche da parte di più utenti, ricorrere a questo metodo è un grande risparmio di energie.
Vale anche fare liste delle “things to do”, a patto che rimangano fisicamente o in memoria da qualche parte. I post it sono utili, ma il rischio di perderli o buttarli è troppo alto. E poi sono dispersivi.
Anche le distrazioni vanno organizzate
Per lavorare in maniera produttiva, le distrazioni devono esserci, ma anche esse concentrate in uno spazio ed in un tempo definiti. Infatti, nella pianificazione del proprio tempo vanno considerate anche le pause. Inoltre, nel momento in cui il lavoro termina, bisognerebbe avere la capacità di staccare, completamente.
Pianificare anche gli appuntamenti
Un altro fattore che ci fa perdere tempo utile, è l’incapacità di pianificare i nostri appuntamenti. C’è infatti chi pur di prendere più appuntamenti possibili, fa attendere davvero troppo i clienti. Oppure chi per cercare di incastrare tutti gli impegni, ne prende troppi senza portarne bene a termine nessuno. O ancora chi perde più tempo nell’organizzare i propri appuntamenti, perché non riesce a gestire in maniera ottimale un calendario.
Riconoscere quando è il momento di staccare
Le principali fonti di perdita di tempo sono imputabili alla nostra incapacità di organizzazione. Spesso non sappiamo dare una scala di priorità oppure non vogliamo smettere di lavorare, pur essendo stanchi. In altri casi siamo disinteressati a quello che stiamo facendo, semplicemente svolgiamo la mansione. Dunque siamo improduttivi. A volte, continuiamo a rimandare, senza mai prendere la decisione di affrontare un problema. Oppure siamo stressati e dunque discontinui.
Quante volte capita di aver passato una giornata tra mille corse, e avere la sensazione di non aver concluso nulla?
Nella maggior parte di casi, la soluzione sta semplicemente nel riconoscere il problema. Se capiamo di essere stanchi, distratti, o ci rendiamo conto che non stiamo producendo come dovremmo, dovremmo semplicemente riconoscerlo. E prendere una pausa.
Responsabilità: si può delegare?
Nell’organizzazione, è anche da stabilire se tutti i lavori devono essere portati a termine dal diretto interessato o se ci sono attività delegabili. Dunque in che termini lo sono: è molto importante infatti definire fino a dove arrivano le proprie responsabilità e dove iniziano quelle degli altri. Specie quando questi ultimi sono stati identificati da noi per farlo. Per tutte le attività che non si possono delegare, nella loro pianificazione va assegnata una priorità. Vi saranno dunque in scala, attività:
- indispensabili, che richiedono la massima priorità;
- meno urgenti, che devono essere svolte ma possono anche essere rimandate;
- “piacevoli”, che possono essere portate a termine solo dopo il dovere.
Per tutte quelle attività non delegabili e che hanno priorità massima, va anche valutato se può essere d’aiuto la tecnologia per portarle a termine, per semplificarle e velocizzarle.
Il controllo: fondamentale tanto quanto l’organizzazione
Nella pianificazione, obiettivi, mezzi, risorse, responsabili, tempi e termini devono essere chiari da subito. Ma non devono nemmeno essere trascurate le attività di controllo. Nel caso in cui si deleghi, un occhio di controllo deve sempre esserci, per sapere che il lavoro venga svolto, e nei modi richiesti. Ma il controllo deve esserci anche su noi stessi. Ad esempio, non è mai una perdita di tempo una bella rilettura ad una mail, più o meno importante che sia. Non devono esserci errori di calcolo o di ortografia, perché in molti casi è la prima impressione che conta per essere valutati dall’interlocutore.
_Elena